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[IT168]OA系統(tǒng)流程設(shè)計(jì)的的原則是什么？
[IT168]OA系統(tǒng)流程設(shè)計(jì)的的原則是什么？
OA辦公系統(tǒng)中的流程管理功能，已經(jīng)成為OA辦公系統(tǒng)應(yīng)用的絕對(duì)核心。當(dāng)前，幾乎有90%以上的企業(yè)在實(shí)施OA辦公系統(tǒng)的時(shí)候，最關(guān)注的就是流程管理，也即是工作流管理。
今年6月份，在國(guó)內(nèi)知名的CIO社區(qū)——e行網(wǎng)上，編輯整理了幾個(gè)關(guān)于OA系統(tǒng)流程設(shè)計(jì)方面的問(wèn)答，解答了流程管理過(guò)程中的一些典型問(wèn)題。今天，記者請(qǐng)華天動(dòng)力的CTO鐘先生詳細(xì)解讀一下這些問(wèn)題，給企業(yè)們支支招，以便能夠更好的用OA系統(tǒng)進(jìn)行流程管理。
華天動(dòng)力在業(yè)內(nèi)素有“工作流管理專家”之稱，相信鐘先生的解讀會(huì)給我們提供有益的參考。
【問(wèn)1】求指導(dǎo)，設(shè)計(jì)OA流程的原則是什么？
【答1】在沒(méi)有流程管理以前，OA的流程的原則就是復(fù)制顯示的流程，并修正不適合電子化的部分就OK了；
如果有流程管理部門，并且已經(jīng)推動(dòng)了流程管理到一定程度，那流程就要遵從流程的規(guī)劃，并時(shí)刻盯著流程的目標(biāo)。
【華天動(dòng)力鐘先生】事實(shí)上，很多企業(yè)，包括大中型企業(yè)都沒(méi)有獨(dú)立的流程管理部門，或者沒(méi)有專門從事這一工作的崗位。在應(yīng)用OA以后，流程設(shè)計(jì)的工作通常是由IT部的人員會(huì)同其他職能部門，如人事、財(cái)務(wù)、管理等來(lái)完成。
這里面提到很重要的一點(diǎn)，那就是“目標(biāo)”。OA系統(tǒng)中的流程設(shè)計(jì)，不應(yīng)該是現(xiàn)有流程的電子化復(fù)制，電子化只是一種手段，目標(biāo)是對(duì)流程進(jìn)行優(yōu)化、簡(jiǎn)化和規(guī)范化。當(dāng)然，在設(shè)計(jì)的過(guò)程中需要避免極端化，要實(shí)現(xiàn)效率和規(guī)范的統(tǒng)一與平衡，并考慮可執(zhí)行性。
【問(wèn)2】我以前想著把流程盡可能的細(xì)化，使得每一個(gè)數(shù)據(jù)度可以追溯，結(jié)果大家都忙著流程了，沒(méi)有人做事了。
【答2】這個(gè)方向肯定錯(cuò)了，因?yàn)殡娮恿鞒桃彩且心康牡?，邏輯上還有一個(gè)潛在的假設(shè)，不能降低太多的效率。
【華天動(dòng)力鐘先生】這就是典型的效率與規(guī)范失衡，過(guò)分的追求規(guī)范，而忽視了效率。這時(shí)候需要改進(jìn)流程設(shè)計(jì)，抓住關(guān)鍵數(shù)據(jù)，簡(jiǎn)化表單和流程，發(fā)掘系統(tǒng)的數(shù)據(jù)整合與統(tǒng)計(jì)能力，減輕操作者的工作負(fù)擔(dān)。
【問(wèn)3】你公司的流程是不是有N個(gè)小流程，需要時(shí)組成大流程？
【答3】這種情況每個(gè)公司都存在的，但是OA并不太容易落地。所以，設(shè)計(jì)OA的流程的時(shí)候，很多時(shí)候只能在小流程的級(jí)別去設(shè)計(jì)。
【華天動(dòng)力鐘先生】這要看是什么樣的小流程，如果這些小流程比較固定，且關(guān)聯(lián)性比較強(qiáng)，那么應(yīng)該整合成一個(gè)大流程，這就是簡(jiǎn)化流程的過(guò)程。
但如果這些小流程本身非常靈活多變，那么整合起來(lái)的大流程就會(huì)非常復(fù)雜，層級(jí)、邏輯太多，就不容易維護(hù)，這時(shí)候就要慎重整合。這里面也涉及到我們說(shuō)的效率和規(guī)范的統(tǒng)一。
【問(wèn)4】所謂的流程優(yōu)化：得看由什么人提出來(lái)？
【答4】對(duì)，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)流程的認(rèn)識(shí)其實(shí)很多都是有限的。部門領(lǐng)導(dǎo)提出的流程需求，很多時(shí)候是基于職能的角度去看，實(shí)施的人要全流程，所謂端到端的角度，還有看流程的目的。要圍繞目的去做流程設(shè)計(jì)。一旦為了某個(gè)具體細(xì)節(jié)糾結(jié)時(shí)，就忽略了當(dāng)初設(shè)計(jì)的目的。所以，管理是有主線的，流程管理的主線就是圍繞流程的目的或者目標(biāo)。
【華天動(dòng)力鐘先生】部門主管提出的需求，不見得合理，也不見得不合理。最關(guān)鍵還是應(yīng)該站在全流程的角度去評(píng)估這個(gè)需求，這對(duì)流程設(shè)計(jì)者來(lái)說(shuō)是一個(gè)很高的要求，因?yàn)檫@不是技術(shù)問(wèn)題，而是管理問(wèn)題，是經(jīng)營(yíng)問(wèn)題，甚至是公司的戰(zhàn)略問(wèn)題。這時(shí)候流程的設(shè)計(jì)者可以在公司會(huì)議上組織流程論證，在意見不統(tǒng)一的情況下就只能請(qǐng)最高管理者拍板了。
OA系統(tǒng)在實(shí)施和使用過(guò)程中，就是對(duì)公司流程重新梳理和不斷優(yōu)化的過(guò)程，所以出現(xiàn)一些矛盾和沖突是很正常的。
在上述問(wèn)題的最后，來(lái)自內(nèi)蒙的張巖根據(jù)流程管理工作的實(shí)踐，表達(dá)了自己的觀點(diǎn)：
1、最好接近人的思維
2、最大限度優(yōu)化企業(yè)流程，減少?gòu)?fù)雜的重復(fù)性工作流程
3、流程制作好后，方便生成各種統(tǒng)計(jì)表和比較科學(xué)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)
4、類似流程最好統(tǒng)一了，實(shí)現(xiàn)多種流程在OA中通過(guò)一個(gè)流程解決
5、最好減少領(lǐng)導(dǎo)在走OA流程中的步驟和復(fù)雜度（企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)接受信息管理才能快些）
6、最簡(jiǎn)化實(shí)現(xiàn)多樣化工作（不偏離企業(yè)流程范疇）
關(guān)鍵詞:
流程設(shè)計(jì)
原則
系統(tǒng)
